En Naevia Comunicación, una de las áreas de trabajo que más disfrutamos es la organización de eventos de empresa presenciales. A lo largo de los últimos años hemos tenido la oportunidad de planificar y coordinar encuentros de todo tipo: presentaciones de producto, masterclasses profesionales, charlas inspiradoras o eventos de networking.
Y, como suele pasar cuando uno repite, prueba, se equivoca y mejora, hemos aprendido mucho en el camino. Por eso hoy queremos compartir 12 lecciones prácticas que nos han ayudado a que cada evento salga un poquito mejor que el anterior. Esperamos que te sirvan si estás pensando en organizar el tuyo.
1. Hazlo con tiempo… pero recuerda el día antes
Planificar con antelación es fundamental: definir fecha, lugar, invitados, proveedores y comunicación. Pero también lo es recordar el evento en los días previos, incluso el día antes. Un simple correo, mensaje o publicación de recordatorio puede marcar la diferencia entre una sala medio vacía o un lleno absoluto.
2. Siempre habrá un porcentaje que falle
Aunque parezca que todo está controlado, siempre habrá bajas de última hora. Es algo inevitable, y conviene tenerlo en cuenta para no frustrarse ni sobredimensionar expectativas. Lo importante es cuidar a los asistentes que sí acuden y ofrecerles una buena experiencia.
3. Vigila el calendario: ni fútbol ni eventos de referencia
Un clásico que se aprende por las malas: revisa bien qué ocurre el día del evento. Un partido importante o una cita de referencia en tu sector puede restarte asistencia sin que tenga nada que ver con tu convocatoria. Anticiparte y evitar estas fechas es la mejor manera de que no suceda.
4. Ten varios proveedores de confianza
Sonido, iluminación, fotografía, catering… Todo suma. Contar con una red de proveedores fiables con los que ya hayas trabajado es clave para que el evento fluya sin sobresaltos. La confianza y la comunicación son tan importantes como el propio presupuesto. También es importante tener más de un proveedor por cada tipo de servicio, por si no tienen la fecha disponible el día que quieres organizar el evento.
5. Envía invitaciones por todos los medios posibles
No te quedes solo con una vía. Combina el email marketing con el contacto directo por LinkedIn, mensajes personalizados y redes sociales. A veces la confirmación llega por el canal más inesperado. Si tienes una base de datos segmentada, mucho mejor.
6. Da difusión también después
El evento no termina cuando el último invitado sale por la puerta. Comparte lo ocurrido en tu blog, redes sociales o newsletter, publica un reel con los mejores momentos, menciona a los ponentes y asistentes… En definitiva, haz que el evento siga vivo en los días siguientes y multiplica así su impacto.
7. Crea una escaleta detallada
Aunque parezca obvio, un documento con los horarios, responsables y contactos clave evita muchos imprevistos en la organización de eventos de empresa. Desde la hora a la que llega el catering hasta cuándo se encienden las luces o quién da la bienvenida, todo debe estar por escrito.
8. Prepara un plan B… y C
El sonido puede fallar, un ponente puede retrasarse o puede llover justo el día del evento. Tener alternativas previstas —otro proveedor, micrófonos de repuesto o una versión indoor— te permitirá reaccionar con calma y profesionalidad.
9. Cuida la bienvenida y la despedida
La primera y última impresión cuentan más de lo que parece. Un espacio ordenado, alguien recibiendo con una sonrisa y un pequeño detalle final (como un obsequio o foto o email de agradecimiento) dejan huella y refuerzan la experiencia.
10. Aprovecha el networking
Los eventos son una gran oportunidad para conectar con clientes potenciales o colaboradores. Lleva tarjetas, ten preparado un código QR con vuestro porfolio o invita a seguir las redes de la empresa en ese mismo momento.
11. Recoge feedback después
Enviar un breve formulario o simplemente preguntar a los asistentes su opinión te da información muy valiosa para mejorar los siguientes. Además, refuerza la relación y demuestra interés por su experiencia.
12. Mide resultados
Analiza cuántos asistentes confirmaron, cuántos fueron realmente, qué publicaciones funcionaron mejor, cuántos leads se generaron o si hubo menciones en medios. Así conviertes cada evento en una fuente de aprendizaje medible.
La organización de eventos de empresa es, en parte, una ciencia y, en parte, un arte. Requiere método, paciencia y, en ocasiones, una buena dosis de improvisación. Pero sobre todo, la voluntad de generar experiencias reales que conecten a las personas con las marcas.